La newsletter permet d’informer vos contacts de l’actualité de votre structure et de vos projets. C’est un moyen de garder le contact avec vos adhérents et partenaires. Elle est aussi un outil pour créer de nouveaux contacts, notamment en permettant aux visiteurs de votre site internet de s’y inscrire.

Sommaire

  1. Faire sa newsletter en quelques étapes
  2. Mise en page
  3. Le contenu
  4. Optimiser le nombre de vues
  5. Mesurer l’impact
  6. Ordonner ses destinataires
  7. Gérer les abonnements
  8. Comment éviter d’apparaître dans les spams ?
  9. Les bons outils

 

Faire sa newsletter en quelques étapes

La newsletter s‘inscrit dans la continuité de la communication globale. Il est important de réfléchir à la fréquence d’envoi et d’essayer de tenir une fréquence régulière. La fréquence d’envoi dépendra de l’actualité de vos projets. Celle-ci peut être hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle. De manière générale elle sera moins fréquente que vos postes sur les réseaux sociaux. L’important étant de ne pas délaisser la newsletter.

La seconde étape de la newsletter est de définir la liste des destinataires de votre newsletter. Ce point sera détaillé plus bas dans cet article.

 

Mise en page

Vous l’aurez compris, la newsletter est nécessaire à la communication d’une organisation. Mais comment créer sa propre newsletter ?
Pour avoir sa propre lettre d’information, il est nécessaire de réaliser un template. Ce mot tiré de l’anglais, désigne un modèle, définissant la mise en page et les graphismes qui seront repris sur toutes les newsletters C’est une trame qu’il faut créer une première fois et qui sera toujours utilisée par la suite. Chacun peut réaliser un template, il suffit de définir une charte graphique qui sera votre base visuelle. Cette charte graphique comprendra la place des blocs de textes, les couleurs à utiliser, la police (ainsi que sa taille) et éventuellement les boutons (cliquables ou non), les images, les titres ainsi que le nom de votre organisation.

Votre template doit évidemment reprendre et être cohérent avec votre charte graphique.
Il doit être clair et faciliter la lecture, privilégiez un format simple avec une seule colonne, aéré votre mail et évitez de surcharger graphiquement la page.
Prévoyez de mettre en valeur les liens dans vos mails, vos mails appelleront souvent à des actions (faire un don, consulter une page d’un site internet) et il est donc important qu’ils soient mis en avant dans votre mail.

Définissez aussi votre signature et prévoyez de mettre des liens vers vos réseaux sociaux ainsi que les pages importantes de votre site internet.

 

Le contenu

La newsletter est l’occasion de tenir informer des actualités de votre structure. Elle permet aussi de partager les liens ou de faire des appels à des participations. mail court lecture en moins de 5 minutes. l’email doit être complété d’un lien vers vos sites, n’hésitez pas à les mettre plusieurs fois. Une newsletter a généralement un côté “fun” et “amusant”, on peut y mettre un ton plus léger tout en présentant l’actualité. Sachez qu’on peut même y ajouter des GIF ! On peut créer son template soi-même (si l’on possède assez de connaissances techniques) mais il existe également de nombreux outils disponibles en ligne permettant de le réaliser plus facilement (et dont nous allons parler un peu plus tard).

 

Optimiser le nombre de vues

Le but d’une newsletter est de créer davantage de lien avec vos contacts (et vos donateurs). Il est donc nécessaire que votre newsletter soit lu par tous.

Le titre doit être correctement choisi, elle doit sortir du lot dans la boîte mail de vos destinataires ! Pas plus de 50 caractères. Si possible personnalisez le avec votre destinataire (en affichant le prénom du destinataire dedans) et utilisez si possible des termes d’actions “Pierre, participez au nouveau projet de notre asso”.

Le début du mail est très important, c’est celui ci qui sera affiché en pré visualisation du mail avant que la personne l’ouvre. Préciser donc rapidement l’objet de votre mail et donner l’envie de l’ouvrir. exemple “ Notre nouveau projet de …. commence le, ”

L’adresse et le nom de l'expéditeur, personnaliser le , éviter des adresses trop générique de type contact@mondomaine.com , privilégier plutôt un expéditeur

Il faut également réfléchir à l’heure ainsi qu’à la date d’envoi de votre newsletter pour qu’elle ait un nombre de vues important. Il existe des heures plus adéquat que d’autres pour envoyer une newsletter, ces heures garantissent un nombre de vues important et donc une bonne visibilité pour votre association.

Les heures recommandées sont 8H, 9H, 15H et 16H. Et il faut éviter l’envoi après 16H, le soir étant l’horaire où il y aura le plus mauvais taux de lecture.

Concernant les jours, ceux recommandés sont le mardi et le jeudi. Le lundi est à éviter car les personnes commencent leurs semaines de travail et sont donc très occupés. Le mercredi, les parents s’occupent de leurs enfant. Le vendredi les travailleurs sont concentrés à finir les tâches de leur semaine et d’autres sont partis en week-end. Et le samedi et le dimanche les destinataires consultent rarement leurs mails et se déconnecte.

 

Mesurer l’impact

Suite à l’envoi de votre newsletter, il est possible de mesurer ce que l’on appel le “taux d’ouverture”. Ceci désigne le ratio entre le nombre de mails ouverts et le nombre de mails envoyés. C’est une fonctionnalité proposée par la majorité des outils de mailing tels que Mailchimp ou Mailjet par exemple.
Il est également possible de mesurer le “taux de clic”, qui lui, désigne le ratio entre le nombre de clics sur des liens contenu dans le mail et le nombre de mails envoyés.
Ces informations vous permettre de déterminer quels sont les mails qui ont eu le plus de succès ainsi que de mieux comprendre ce qui intéressent vos destinataires.

Les équipes marketing ont souvent recours à des outils A/B testing. Le principe est de tester différentes façon de présenter l’information et de comparer le résultat.
Vous pouvez appliquer cette méthode en séparant vos destinataires dans 2 listes différentes et de regarder quelle liste à la meilleur taux de réussite. Vous pouvez faire ce test pour regarder si vos newsletter sont plus lues les WE ou en semaine ou bien si un type de titre ou de contenu est plus attractif qu’un autre.

 

Ordonner ses destinataires

Une newsletter ne s’envoie pas à n’importe qui, elle est réservée à un ensemble de destinataires spécifiques en lien avec votre organisation. Pour cela, il vous faut créer des listes de destinataires (une ou plusieurs selon vos contacts).
En général on crée une liste de destinataire pour un type de newsletter.
Il peut être intéressant d’utiliser des listes différentes soient pour adapter le contenu, soit pour étudier les taux de lecture ou d’ouverture.

Sur les outils de mailing, il est possible de créer plusieurs listes pour différencier vos différents contacts et vous permettre ensuite d’envoyer à différents moments votre newsletter ou de la personnaliser en fonction des destinataires.

 

Gérer les abonnements

Avant toute chose, il faut savoir que la newsletter est un courriel qui nécessite l’accord de réception de la part du destinataire. On appelle cela un “optin”. Le terme opt in (en français option d’adhésion) désigne une adresse email dont le propriétaire a donné son consentement pour recevoir des communications dans un cadre précis.
Ce consentement n’est valable que dans le contexte décrit, vous n’aurez donc pas le droit d’envoyer des publicités à un internaute ayant donné son consentement uniquement pour recevoir la newsletter. Cela est valable selon l’article L34-5 du Code des postes et des communications électroniques. Cet article stipule que seul l’opt-in actif (où l’inscrit aura activement sélectionné l’option d’inscription) est autorisée pour les envois de messages électroniques à des particuliers ou des personnes physiques.
De même, si l’internaute a pu s’abonner à la newsletter, il doit pouvoir s’en désabonner aussi facilement : ce que l’on appelle l’opt-out. Selon cette même loi, vous êtes tenu de faire apparaître un lien de désabonnement dans le footer (le pied de page) de la newsletter, sans qu’il n’y ait aucun frais pour l’internaute. La plupart des outils de mailing présents sur le marché proposent ce lien de désinscription.

 

Comment éviter d’apparaître dans les spams ?

Et oui, il arrive très souvent que votre campagne d'emailing se retrouve à la poubelle ou plus précisément dans les spams de vos destinataires. Voici quelques conseils pour passer sans inquiétude les filtres anti-spams. Tout d’abord, il est nécessaire de toujours garder le même nom d’expéditeur pour prouver le lien de confiance acquis avec vos destinataires (les spammeurs changent souvent leur noms d’expéditeurs pour duper leurs cibles). Il faut donc être constant et toujours y apposer le nom de votre organisation. Pour la suite, cela concerne l’objet de vos mails, il faut éviter certains mots et symboles tels que “promo”, “urgent”, “€” ou encore “offre”. Concrètement, tout ce qui sort de “l’écrit basique” risque d’atterrir dans les spams, il faut donc également bannir les majuscules et les points d’exclamations. Pour finir sur l’objet, celui-ci ne devra pas être trop éloigné du contenu du mail. Concernant le contenu du mail, il est nécessaire d’y apposer vos informations de contact pour valider votre authenticité. Côté visuels, il est également recommandé d'utiliser des outils d’emailing (tels que Mailchimp) pour éviter de n’avoir qu’une seule grande image dans le contenu de votre mail (et donc de passer en tant que spam).

 

Les bons outils

 

Mailchimp, l’outil emailing

Mailchimp est un outil permettant aux particuliers ou organisations de faire de l’emailing, c’est-à-dire d’envoyer un courrier électronique (généralement dans un but marketing ou communicationnel) à un ensemble de personnes. Il existe de nombreux outils de ce type permettant la centralisation des contacts et l’envoi groupé et Mailchimp est un des meilleurs.
Le logiciel propose de nombreuses fonctionnalités telles que

  • la mise en forme d’un template de newsletter (vous pouvez choisir parmi des centaines)
  • la création de listes de destinataires (ainsi que le nettoyage des listes)
  • la programmation de l’envoi (date et heure) avec possibilité d’optimiser l’heure d’envoi (mise en place d’un algorithme permettant de calculer l’horaire la plus adéquate pour envoyer ses mails).
  • une version gratuite pour une liste de moins de 2000 contacts
  • un système de partage de connexion
  • un système API puissant (copie automatiquement certains abonnés dans la liste principale)
  • est compatible avec de nombreux outils

Mailchimp est donc la solution emailing, elle simplifie la communication de nombreuses organisations, de par ses nombreuses fonctionnalités et automatismes.

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